Los avances hacia un mundo más digital, no siempre son avances. En ocasiones, son grandes pasos hacia atrás, sobre todo en la comunicación dentro de la empresa, e incluso de empresa a empresa.
El correo electrónico ha creado un mal hábito de comunicación que la mayor parte de las veces acaba haciendo a las personas menos productivas y se convierte en una distracción de las tareas que realmente importan. Irónicamente, os está diciendo ésto alguien que habitualmente pierde hasta más de una hora algunos días para contestar correos electrónicos.
¿Cuándo usar el correo electrónico, cómo usarlo y cuándo se debe recurrir al teléfono?
El uso del correo electrónico como comunicación interna en una empresa se vende con una ventaja; podemos enviar un correo en lugar de llamar, para que el destinatario pueda leer ese correo cuando haya terminado de hacer aquello que está haciendo. En este caso es productivo, y estamos dando por hecho que usamos el correo para algo que si bien puede ser importante, al menos no es urgente.
Incluso en ocasiones, hay algo aún más improductivo como puede ser hacer una reunión para comunicar algunos puntos que sí se podrían haber enviado por correo electrónico.
¿Cuándo no usar el correo electrónico?
1. Cuando un correo electrónico va a requerir más de una respuesta o se va a convertir en una cadena de correos, sin duda, lo mejor es usar el teléfono. Acabamos mucho antes.
2. El correo electrónico, así como el envío de un Whatsapp, debe ser algo corto. Si vas a tener que escribir demasiado, lo más eficaz es llamar por teléfono, sobre todo si debes dar una respuesta elaborada. Es más rápido y acabamos antes pudiendo despejar cualquier duda que surja sobre la marcha. De hecho, para dar una explicación detallada, hoy día es una tontería el escribirla en Whatsapp cuando tienes los mensajes de voz.
3. Para evitar tergiversaciones. Soy consciente de que unas letras escritas se pueden tergiversar a gusto del lector. Si debes dar una negativa a una proposición, y no quieres que se malinterprete como un gesto de desprecio, usa el teléfono.
4. Cuando cualquier otro canal de comunicación podría ser más productivo.
En ocasiones, he visto cómo alguien dice: «para no perder tiempo enviándonos correos, vamos a usar la mensajería instantánea». Está claro que cuando se trata de temas importantes o de asuntos de negocio, antes que mensajería instantánea, es más útil el teléfono.
El uso del correo electrónico entre empresas.
En una ocasión, para tratar un asunto de colaboración publicitaria con Negocios1000, estuve 15 días de negociación de correo en correo. Hubiera sido más fácil hablar por teléfono y en menos de 30 minutos hubiéramos llegado a un acuerdo o no. De la otra forma, tardamos 15 días.
Como en el mundo tecnológico uno va aprendiendo sobre la marcha, en aquel momento pensé que era así como trabajaban estas empresas, pero a raíz de aquello me dije: «ésto no lo vuelvo a hacer más de esta forma».
Desde entonces, cuando se trata de hacer negocios en internet, cuando presiento que vamos a necesitar más de un correo para tratar el asunto, suelo contestar con: «vamos a hablar por teléfono». Desde entonces, todo va mucho mejor, a pesar de que algunas personas parece como si tuvieran que hacer un esfuerzo extra, cuando para mí el esfuerzo se encuentra en escribir aquello que me resulta más fácil y útil hablar.
En resumen: antes de tener una comunicación vía correo, únicamente piensa si no sería mucho más productivo y rápido tener otro tipo de comunicación, sobre todo, cuando más que hablar de comunicación interna en la empresa, estamos hablando de comunicación de empresa a empresa.
Y está claro que si bien estamos hablando de negocios, ésto es aplicable también a nivel personal con los envíos de mensajes de Whatsapp. Muy divertidos, pero la mayoría de las veces, muy improductivos.
- 5 causas que matan el tiempo productivo en la empresa y cómo evitarlo
- Conclusión: el mejor día y hora para hacer una reunión.
