Todos conocemos a algunas de esas personas ultra productivas que hacen multitud de cosas al día. Hacen ver la vida más fácil, como si sus días tuvieran más horas que las del resto de las personas. Sin embargo, todos tenemos la misma cantidad de horas en el día. Pero… ¿cómo podríamos ser más productivos nosotros?
Como dijo una vez Thomas Edison, «El tiempo es realmente el único capital que cualquier ser humano tiene, y lo único que no puede permitirse el lujo de perder». El dinero, la salud… pueden ir y venir pero el tiempo una vez que se ha ido es para siempre.
Para ser más productivos hay que fijarse en los hábitos de esas personas ultra productivas y esforzarnos en incorporar algo de su sabiduría a nuestra vida cotidiana. Cada minuto ahorrado añade calidad a tu bienestar. Estas son algunas cosas que la gente muy productiva hacen de manera diferente.
Ver: Así hacía Steve Jobs sus reuniones más productivas
¿Cómo ser más productivos?
1. Aprende a decir NO.
Las personas productivas saben decir NO, y lo dicen en serio. Lo dicen de una forma firme y convincente. Son personas muy exigentes respecto a qué y con quién se comprometen. También tienen muy claro con quién no se comprometen y qué distracción van a decir que no.
Una vez que se han comprometido con algo o con alguien siempre lo llevan a cabo. Y cuando dicen «no», también lo mantienen hasta el final sin que nada ni nadie pueda hacerlos cambiar de opinión.
Para ellos, no significa que no: no hay discusión, no hay incertidumbre. Ellos entienden el valor del tiempo. Las personas productivas saben que no es posible aceptar todas las solicitudes. Después de todo, ellos también son humanos.
2. Olvida la multitarea. Nadie está preparado para ello.
Una imagen que nos viene a la mente cuando pensamos en personas productivas es alguien haciendo cuatro cosas a la vez. La persona que está en el teléfono, contestando correos electrónicos, pasando informes, y planificando una fiesta de cumpleaños, todo a la vez. Esta persona realmente no es productiva, pues hoy día se sabe que la multitarea es una mala cosa. Nadie puede realizar 2 tareas cognitivas al mismo tiempo. Al menos no de forma eficaz.
Nuestro cerebro no está diseñado para hacer muchas tareas cognitivas diferentes al mismo tiempo. Si estás tratando de hacer dos cosas que requieren concentración y atención al mismo tiempo, ninguna de esas tareas se consigue hacer correctamente o se le da la atención adecuada.
A menudo, esto hace que se tenga que volver atrás y rehacer algo porque no se le estaba dando toda la atención. Se ha demostrado que la multitarea reduce la eficiencia. Es mejor comprometerse con una tarea, llevarla hasta el final y luego comenzar otra.
Hacer dos cosas a la vez es como perseguir dos conejos. Al final, se escapan ambos conejos.
3. Da prioridad a lo que consideras más importante.
Las personas productivas no tienen una lista interminable de correos electrónicos y llamadas telefónicas para devolver. Tan pronto como reciben un mensaje, una de estas tres cosas va a suceder. Será lo suficientemente importante como para atenderlo en ese mismo instante.
Será de carácter importante, pero no como para necesitar su atención, por lo que esa tarea puede ser delegada a otra persona para completarla. O bien, el asunto no es de importancia y puede ser eliminado con prontitud. La gente productiva dedica parte de su tiempo en elaborar un plan de acción.
4. Aprende a delegar.
No podemos hacerlo todo. Y aunque puedas, no debes si quieres ser productivo. A menudo, gastamos más tiempo en las cosas más insignificantes. Muchas de esas cosas en las que gastamos la mayor parte de nuestro tiempo, precisamente son ese tipo de cosas que hasta un mono podría realizar.
Las personas altamente productivas, centran la mayor parte de su tiempo en lo que verdaderamente importa. El resto, buscan la forma de delegarlo. Imagina que eres un emprendedor que acaba de comenzar, y que necesitas salir a la calle para buscar clientes.
Si dedicas un par de horas a hacer hojas de cálculo o tarjetas de felicitación para los clientes, estás quitando tiempo a la parte más productiva del negocio: la captación de clientes.
Un secreto que usan las personas altamente productivas es analizar los porcentajes para saber qué porcentaje de tareas requiera más tiempo por nuestra parte, y a menudo llegan a la conclusión de que el 80% del tiempo lo gastamos en cosas que nos aportan el 20% de los beneficios. A menudo, un 10 o un 20 por ciento de las tareas son las que realmente deberíamos realizar, pues son las que nos aportan más del 50 por ciento de los beneficios. Y esas serían realmente las tareas que nosotros debemos realizar.
En este vídeo te doy 4 consejos para ser más productivos.
- 16 hábitos simples que te hacen parecer más profesional.
- 4 mitos sobre el trabajo, la oficina y el ser más productivos en la empresa.
Me acuerdo con casi todo, pero en la cuestión de multitareas me quedo en la posición que sabiendo manejarlo por ej. con unas herramientas ágiles como … se puede conseguir una mejora en efectividad. La verdad es que es un proceso bastante complicado, pero analizando bien las prioridades de tareas y gestionando correctamente el tiempo se puede obtener el éxito.