Ni la intención más poderosa puede superar la capacidad de realizar las acciones más importantes día tras día. Es por eso que volvemos a hablar de la productividad con algunos consejos de expertos que nos darán ciertos trucos para ser más productivo en nuestro día a día.
Todo consiste en simplificar nuestra vida al máximo y mecanizar ciertos procesos o hábitos. Si un hábito es mecanizado, éste no resta energía mental. Si creamos una rutina que agilice ciertos procesos, conservaremos más energía para realizar más tareas.
Ya hablamos en un anterior artículo acerca de 5 rutinas que deberías hacer antes de dormir para levantarte con menos cargas en la mañana y, de paso, también publicamos 4 pasos para ser más productivo, donde complementé el artículo además con un vídeo.
¿Cuáles son los trucos de los expertos para ser más productivo?
1. Intenta que tu día gire en torno a las tareas más difíciles.
Existe la falsa creencia de que debemos comenzar el día por las tareas más fáciles como si fuera un proceso de calentamiento antes de pasar a lo realmente importante (que suele ser lo más difícil), pero hoy día se sabe que el desgaste es prácticamente el mismo aunque sea dedicar la primera hora a contestar correos.
La estratega Adunola Adeshola aplica este hack de productividad en su día a día. Ella comienza identificando cuáles son las tareas principales que debe hacer en el día. Una vez que elimines lo más importante de tu lista de tareas, inmediatamente sentirás que has superado el día. Así que comienza abordando lo más crítico primero, y de esa forma evitarás distracciones con mayor facilidad.
Una aplicación que puede ayudar a esas personas de personalidad más tecnológica es Wunderlist, la cual te ayuda a crear una lista de cosas por hacer, tanto por cliente como a nivel personal. Es decir, a poner lo que necesitas hacer por orden de prioridad.
Recordemos que tener las cosas por escrito es mucho más útil y motivador que tener la lista de tareas memorizada, pues al tenerlo por escrito e ir tachando lo que vamos a haciendo, crea una fuerza de voluntad similar al método de «no romper la cadena» de Seinfeld
2. Sobrecarga tu lista de cosas por hacer
Aunque este consejo pueda sonar contraintuitivo, Arianna O´Dell, fundadora de Airlink Marketing, asegura que es uno de los métodos que más beneficios le ha reportado. Y explicamos por qué.
Si creas una enorme lista de tareas por hacer que pudiera parecer imposible de terminar y, además, le colocamos una fecha límite para completarla, estaríamos creando el efecto de «apunta a las estrellas y si te quedas corto, puedes llegar a la luna.» Está claro que si apuntas a un tercer piso, será difícil que llegues a la luna.
«Tener un desafío imposible de llevar a cabo, me impulsa a la acción y, a menudo, me permite completar el doble de cosas que haría en un día normal de trabajo», asegura Arianna.
Pero claro, Arianna se siente cómoda trabajando bajo presión. Ahora bien, aunque no te sientas tan cómodo como ella trabajando bajo presión y con una lista muy grande de tareas con una fecha límite, lo cierto es que neurocientíficamente, el hacer ésto, puede ayudar a tu cerebro a generar más productividad.
No obstante, aplica aquí también el primer truco de productividad, que es priorizar lo más importante y hacer lo más difícil primero.
Ver: La estrategia de Warren Buffett para priorizar sus objetivos y tiempo
3. Vuelve a leer ese libro.
Jason Shen, fundador de Headlight, dice que cuando se siente atascado o abrumado, recurre a un libro qeu ya ha leído antes, recordándose a sí mismo lo que ese libro le enseñó y logrando interiorizar aún más sus lecciones. Con este hábito, lo que Jason logra también es perfeccionar su memoria de largo plazo.
«En lugar de entretenerte en Facebook o Twitter, trata de extraer más sabiduría de algo que sabes que es de alta calidad», recomienda Jason.
Ver: 8 libros para abrir tu mente y hacerte más inteligente
4. Programa bloqueos de tiempo para ser más productivo.
Los bloqueos de tiempo se han puesto muy de moda entre las personas que quieren ser más productivos. Consiste en programar sesiones de trabajo intenso sin ningún tipo de distracción durante un tiempo determinado, que puede ser de media hora o una hora.
Durante ese tiempo, no hay otra cosa en el mundo que pueda distraerte. Ni correos, ni llamadas, ni redes sociales. Se trata de honrar esos minutos que hemos destinado a dicha tarea.
Kristi Dosh, fundadora de Guide My Brand, es una maniática de este método. Ella programa cada día las tareas que debe realizar en bloques de tiempo específicos para cada tarea, sin importar lo pequeña que sea la tarea. Esta es una manera de ser 100% productivo, pues tienes todas las horas del día ocupadas sin necesidad de preguntarte «qué hago ahora».
Pero de la misma forma que ella lo hace en el trabajo, también bloquea el tiempo que va a dedicarle a sus hijos y familia. De esta forma logra ser productiva en el trabajo y logra conciliar perfectamente su vida familiar.
5. Deja de forzar tu cerebro.
Probablemente uno de los mejores consejos de productividad. Cuando tu cerebro necesite un descanso, simplemente descansa. Si te sientes atrapado en un problema en particular o sientes que no estás haciendo nada porque tu propia mente no te lo permite, ni luches contra eso. Sencillamente descansa.
El cerebro es como un músculo, y por momentos se bloquea para decirte que necesita un descanso. Un músculo lo podemos atrofiar por falta de trabajo o lo podemos lesionar por un exceso de carga. Eso mismo le ocurre a tu cerebro. El cerebro también tiene sus formas de avisarte para decirte que lo dejes descansar, y una de ellas es el bloqueo. Si luchas contra el bloqueo, lo bloquearás aún más. Descansa.
En este sentido, el psicólogo Art Markman está totalmente de acuerdo, asegurando que el tiempo de inactividad cerebral es una excelente forma de hacerte más productivo, pues tras descansar, se produce la recuperación y ya estaremos mentalmente preparados para resolver el atasco.
Ni que decir tiene que una vez que salgas de la oficina, te olvides del trabajo de oficina. si consigues disfrutar de tu día una vez acabas de trabajar, serás mucho mejor mañana en el trabajo. Si no desconectas del trabajo en tu vida personal, es cuestión de tiempo que algo no muy bueno le ocurra a tu cerebro en el largo plazo, mientras que en el corto plazo, estás siendo menos productivo.
Ver: 4 mitos acerca de la productividad en la oficina, el trabajo y la empresa
6. Delega esa tarea.
Las personas tienen problemas para delegar en los demás, y el no saber delegar se encuentra entre uno de los motivos de fracaso en las empresas.
Hay que recordar que por regla general, el 80% de los resultados se obtienen del 20% de las tareas, por lo que un 80% de las tareas son poco importantes y, a menudo, hasta un mono podría realizarlas. Si aprendemos a delegar, podemos dedicarnos a lo que realmente es importante.
En ocasiones dedicamos horas a ciertas tareas que por unos pocos euros podría hacer un asistente virtual o alguien que contrates en Fiverr. Piensa cuánto vale la hora de tu tiempo y el desgaste mental que te suponen ciertas tareas que no son importantes. Stephane Kasriel, CEO de Upwork opta por los asistentes virtuales para gran cantidad de tareas, habiendo notado un aumento de su productividad que se ha traducido en más dinero en su bolsillo.
Ver: 14 cosas incómodas que debes hacer para no arrepentirte dentro de un tiempo
